教务部通﹝2023﹞261号
各学院：
按照学校相关安排，现启动2023年秋季学期研究生学籍清理工作。学籍清理工作执行“零”报告制度，请各学院在2023年11月30日12:00前提交学籍清理汇总表（附件1）及相关资料，按时将研究生学籍清理结果反馈至教务部。具体要求如下：
一、已达最长学习年限的研究生
根据《哈尔滨工业大学研究生学籍管理规定》（哈工大研〔2022〕152号）（以下简称《学籍管理规定》， http://due.hitsz.edu.cn/info/1066/4451.htm）第四十二条“研究生最长学习年限（含一般休学时间）：全日制硕士生为4年，非全日制硕士生为5年，博士生为6年，硕博连读、直博生（含硕士生阶段）为7年”，已达最长学习年限的研究生需办理结业或退学手续，处理方式如下：
（一）结业办理
1. 办理流程
填写附件2《研究生结业申请表》，并提供完整合格的成绩单与2张由图片社采集的蓝底两寸照片。
2. 注意事项
（1）申请结业研究生可在学校允许的最长学位申请年限内申请答辩，答辩通过后结业证换发毕业证，符合学位授予条件的授予相应学位。其中博士研究生结业后，如继续申请学位论文答辩，需最迟在满申请学位最长年限前两个月（春季入学博士为1月、秋季入学博士为7月）完成博士学位论文外审，并于满申请学位的最长年限的当月（春季入学博士为3月、秋季入学博士为9月）通过博士学位论文正式答辩，逾期将不再受理。
（2）研究生申请学位的最长年限：硕士生为6年，硕士起点的博士生为8年，硕博连读、直博生（含硕士阶段）为9年。
（二）退学办理
根据《学籍管理规定》第三十八、三十九条，主动退学的研究生需提交退学申请，其他原因开除学籍和自动退学的则按相应处理手续办理。
1.主动退学：填写附件3《哈尔滨工业大学（深圳）研究生退学申请表》，经导师、学院审批通过后提交教务部，并登录本部研究生教育管理系统（以下简称“本部系统”， http://yjsgl.hit.edu.cn/common/login）点击退学申请并确认。若需办理肄业证书，请同时提交2张由图片社采集的蓝底两寸照片。
2.自动退学：学院需对照相关条款做好事前告知，学生有异议应充分听取学生意见。学院确定属于应予自动退学情况后，填写附件4《研究生自动退学处理告知单》（学生版）和附件5《研究生自动退学处理告知单》（导师版），分别发送学生及其导师，履行退学的事后告知程序：
（1）学生告知单应直接送达学生本人签字回收，学生拒绝签收的，以留置方式送达；已离校的，采取邮寄方式送达，也可以使用微信等方式告知，需要留好告知及对方回复等联系沟通的全过程佐证信息；实在难于联系的，利用学院（学部、校区）网站等平台以公告方式分人分批送达。
（2）《研究生自动退学处理告知单》（学生版）签字原件或相关线上送达、网上公告佐证材料（线上和公告送达佐证材料需负责人核实后加盖公章）应提交至教务部，并报送校本部研究生院。
二、已达基本学习年限的研究生
根据《学籍管理规定》第四十二条“研究生基本学习年限：硕士生为2-3年；博士生为4年；硕博连读、直博生为5年”，各学院应及时整理核实已超基本学习年限的研究生名单，并提醒学生申请结业或延期答辩。如硕士生入学满3年，博士生入学满5年（直博生和硕博连读生自硕士阶段起算满6年），则需填报延期答辩申请或办理结业，未及时办理的将视为放弃答辩资格。延期答辩申请要点如下：
延期答辩审核表填写要求请查看《关于做好2023年秋季学期研究生学位论文过程管理的通知》（http://hitgs.hit.edu.cn/2023/0608/c17450a318251/page.htm）。博士生需登录本部系统（http://yjsgl.hit.edu.cn/common/login ），上传本人签字的附件6《博士研究生延期答辩审核表》。硕士生应根据各学院安排线下填报附件7《硕士研究生延期答辩审核表》。答辩延期时间不得超过最长修业年限，即春季博士延期时间不超过应当年份的3月1日，秋季博士及硕士延期时间不超过应当年份的9月1日。延期答辩申请审核表需通过导师审核，由研究生学位培养管理岗组织审批（硕士：0755-26407831 博士：0755-26032560）。
三、有关说明
（一） 学籍清理对象包括全日制研究生和非全日制研究生，各学院需认真核对名单并进行研判，确保不漏一人。另外请重点关注非全日制硕士研究生、博士生（含直博生、硕博连读研究生）因故转为硕士培养的研究生到期情况，及时做好清理。
（二）考虑博士学籍清理的复杂程度，教务部提供超期博士研究生参考名单，各学院在此基础上进行核对，如有放弃学籍的应及时办理退学手续。
（三）根据《哈尔滨工业大学研究生学籍管理规定》，对毕业、结业、退学的研究生，自相应批准之日起，学生在籍状态自行终止，终止后学校对其行为不承担任何法律责任，学生应于终止学籍之日起两周内办理离校手续（《离校通知单》下载网址：http://due.hitsz.edu.cn/info/1068/3617.htm ）。
（四）《学籍管理规定》适用于留学生及港澳台学生。
教务部
2023年11月23日
（发布人：孔丽霞 审核人：邹虹）
附件:
1.《2023年秋季学期研究生学籍清理汇总表》
2.《哈尔滨工业大学（深圳）研究生退学申请表》
3.《研究生结业申请表》（2023年9月更新版本）
4.《研究生自动退学处理告知单》（学生版本）
5.《研究生自动退学处理告知单》（导师版本）
6.《博士研究生延期答辩审核表》（研究生系统在线申请模板）
7.《硕士研究生延期答辩审核表》（线下办理）
