关于研究生新生入学照片线上采集、维护学籍信息及提交学籍卡的要求说明-哈尔滨工业大学（深圳）教务部

新生入学照片电子图像将用于生成新生入学身份核验报告、成绩单、在读证明、学籍卡等，其中学籍卡是不可或缺的终身档案。请各位同学在规定时间内登录国家图像采集系统，认真按步骤进行操作（严禁翻拍、PS、美颜处理，以免照片不合格无法通过审核），并及时登录哈尔滨工业大学（深圳）本研教学管理与服务平台完成学籍信息维护及学籍卡片打印提交。本要求说明每学期开学前更新一次，具体如下：

一、适用对象：

2024级秋季学期入学硕士、博士研究生（含非全日制研究生）

二、时间要求：

(1)入学照片拍摄采集：2024年8月22日-9月1日 （期间入学照由学校统一分批接收并上传至本研系统，逾期学生需自理）

(2)学生提交学籍卡片：2024年9月3日前

(3)学院归档学籍卡片：2024年9月9日前

三、步骤说明：

1. 线上采集图像：使用微信搜索“云证照”小程序或扫描二维码（流程见附件1），阅读拍照四项要求。如有操作疑问，请点击进入客服页面或在9:00-21:00致电客服400 158 7766。采集费用已由学校统一支付，逾期未采集者（含初审不合格而未及时补拍）费用自理。

图 “云证照”移动端图像采集二维码

2. 入学照片上传：在规定时间内完成采集的入学照片，由学校统一上传至哈尔滨工业大学（深圳）本研教学管理与服务平台（http://jw.hitsz.edu.cn/ ，以下简称“系统”），逾期者需自行上传。入学照片上传系统的具体步骤如下：入学照片通过“云证照”的人工审核后，新生从“云证照”端下载入学照片，登录系统完成新生入学照片上传（操作详见附件2）。

3. 学院审核入学照片：学院可在系统内“学生照片管理”查看采集情况，必要时需完成新生入学照片上传审核（操作详见附件3）。待新生入学照片采集工作结束，学院可点击下载 “新生入学图片信息比对报告”，作为新生入学资格查验工作参考。

4. 学籍信息核查维护：新生登录系统（http://jw.hitsz.edu.cn ），在个人主页点击“查看学籍信息”，认真阅读附件4《研究生学籍信息相关字段填报说明》后完成维护，生成学籍卡片：

（1）校对“录取信息”。此类字段不可自行编辑，如发现有误请发送邮件至due@hit.edu.cn，并附相关证明，由教务部核实后修改。

（2）完善其它个人信息（个人简历、姓名拼音、户口所在地、全日制研究生火车乘车优惠卡信息等）。系统内学籍信息不全、入学照片缺失者将无法进行成绩单打印、自助机使用等。

5.学籍卡片提交归档：

（1）2024年9月3日前，新生完成纸件学籍卡片打印提交。点击系统内（http://jw.hitsz.edu.cn）学籍信息页面左上方的“查看学籍卡”，如学籍卡片信息不完整，需返回学籍信息维护页面进行补充。如确认学籍卡信息完整准确（含入学照片，见附件5），请点击“确认学籍卡”并下载打印（一式两份，分别存入个人档案及校档案馆，建议彩色打印），使用黑色签字笔亲笔签名后提交至学院秘书处。

（2）2024年9月9日前，各学院完成学籍卡片审核整理及提交。教学秘书在审核合格的学籍卡片（两份、左上角）加盖学院公章后，以学号为序、分两叠并附名单（附件6，可在系统内下载生成）提交至教务部H612。教务部统一将学籍卡转存至学校档案室。

（3）第一学年在校本部培养的硕士研究生在返回校区后，请于规定时间内登录系统完成学籍卡片提交归档。

（4）入学报到后一个月，新生学籍信息由校本部统一上传至学信网。学生可登陆查询核对。

四、留学生相关组织工作的提示说明

国际留学生需在报到现场参加居留许可图像采集，无需参加学信网的“云证照”采集。另外，留学生不用提交学籍卡，但需要完成学籍信息核对，具体要求详见 Academic Guide for International Graduates（网址：http://en.hitsz.edu.cn/info/1144/1448.htm ）第12页，要点如下：

登录哈尔滨工业大学（深圳）本研教学管理与服务平台（http://jw.hitsz.edu.cn），选择“统一身份认证登录”，在个人主页的左上角“个人信息”处点击“查看学籍信息”完成维护。

1. 校对“录取信息”：姓名、性别、国籍/地区、证件号、出生日期、性别、学院、学科、学制、学习形式、培养模式等此类录取字段不可自行编辑，如发现有误请发送邮件（需附相关证明）至zouyueli@hit.edu.cn ，由国际事务处核实后通知教务部修改（联系电话：国际合作处邹老师 0755-86716144 ）

2. 完善其它个人信息：核对入学照片（“查看学籍信息”按键上方显示），并补充宗教信仰、联系电话、电子邮箱、宿舍号/现住地址等个人信息。已完成居留许可图像采集的同学如发现入学照片缺失或显示有误，请发送邮件告知：due@hit.edu.cn 。