关于研究生新生入学照片线上采集、维护学籍信息及提交学籍卡的要求说明

发布时间:2024-01-16 发布者: 浏览量:

新生入学照片电子图像将用于生成新生入学身份核验报告、成绩单、在读证明、学籍卡等,其中学籍卡是不可或缺的终身档案。请各位同学在规定时间内登录图像采集系统,认真按步骤进行操作(严禁翻拍、PS、美颜处理,以免照片不合格无法通过审核);并及时登录哈尔滨工业大学(深圳)本研教学管理与服务平台完成入学照上传、学籍信息维护及学籍卡片打印提交。

本要求说明每学期开学前更新一次,具体如下:

一、适用对象:2024级春季学期入学博士研究生(含非全日制研究生)

二、时间要求:1入学照片拍摄     采集:2024229日-3月9日

                          2学籍卡片提交归档:2024年3月18日前

三、步骤说明:

1. 线上采集图像:使用微信搜索云证照小程序或扫描二维码流程见附件1),阅读拍照四项要求如有操作疑问,请点击进入客服页面或在9:00-21:00致电客服400 158 7766。采集费用已由学校统一支付,逾期未采集者(含初审不合格而未及时补拍)费用自理。

    图  “云证照”移动端图像采集二维码

 

2. 入学照片上传:在规定时间内完成采集的入学照片,由学校统一上传至哈尔滨工业大学(深圳)本研教学管理与服务平台http://jw.hitsz.edu.cn/以下简称“系统”),逾期者需自行上传。入学照片上传系统的具体步骤如下:入学照片通过“云证照”的人工审核后,新生从“云证照”端下载入学照片,登录系统完成新生入学照片上传(操作详见附件2)。

3. 学院审核入学照片:学院可在系统内“学生照片管理”查看采集情况,必要时需完成新生入学照片上传审核(操作详见附件3)。待新生入学照片采集工作结束,学院可点击下载 “新生入学图片信息比对报告”,作为新生入学资格查验工作参考。

4. 学籍信息核查维护新生登录系统 http://jw.hitsz.edu.cn ),在个人主页点击“查看学籍信息”,认真阅读附件4《研究生学籍信息相关字段填报说明》后完成维护,生成学籍卡片:

(1)校对“录取信息”。此类字段不可自行编辑,如发现有误请发送邮件至due@hit.edu.cn,并附相关证明,由教务部核实后修改。

(2)完善其它个人信息(个人简历、姓名拼音、户口所在地、全日制研究生火车乘车优惠卡信息等)。系统内学籍信息不全、入学照片缺失者将无法进行成绩单打印、自助机使用等

5.学籍卡片提交归档: 

12024313新生完成纸件学籍卡片打印提交。点击系统内http://jw.hitsz.edu.cn学籍信息页面左上方的“查看学籍卡”,如学籍卡片信息不完整,需返回学籍信息维护页面进行补充。如确认学籍卡信息完整准确(含入学照片,见附件5),请点击“确认学籍卡”并下载打印(一式两份,分别存入个人档案及校档案馆,建议彩色打印),使用黑色签字笔亲笔签名后提交至学院秘书处。

22024318前,各学院完成学籍卡片审核整理及提交。教学秘书在审核合格的学籍卡片(两份、左上角)加盖学院公章后,以学号为序、分两叠并附名单(附件6,可在系统内下载生成)提交至教务部H612。教务部统一将学籍卡转存至学校档案室。

3)第一学年在校本部培养的硕士研究生在返回校区后,请于规定时间内登录系统完成学籍卡片提交归档

四、留学生相关组织工作的提示说明

国际留学生需在报到现场参加居留许可图像采集,不用参加学信网的“云证照”采集。另外,留学生不用提交学籍卡,但需要完成学籍信息核对,具体要求详见 Academic Guide for International Graduates(网址http://en.hitsz.edu.cn/info/1144/1448.htm )12页,要点如下:

登录哈尔滨工业大学(深圳)本研教学管理与服务平台(http://jw.hitsz.edu.cn),选择“统一身份认证登录”,在个人主页的左上角“个人信息”处点击“查看学籍信息”完成维护。

1. 校对“录取信息”姓名、性别、国籍/地区、证件号、出生日期、性别、学院、学科、学制、学习形式、培养模式等此类录取字段不可自行编辑,如发现有误请发送邮件(需附相关证明)至zouyueli@hit.edu.cn ,由国际事务处核实后通知教务部修改(联系电话: 国际合作处邹老师 0755-86716144

2. 完善其它个人信息:核对入学照片(“查看学籍信息”按键上方显示),并补充宗教信仰、联系电话、电子邮箱、宿舍号/现住地址等个人信息。已完成居留许可图像采集的同学如发现入学照片缺失或显示有误,请发送邮件告知:due@hit.edu.cn 

 




  附件1:“云证照”大学新生图像采集操作指南2024版.pdf 

  附件2:本研教学管理与服务平台图片上传操作说明.docx

  附件3:本研教学管理与服务平台图片审核操作手册.docx

  附件4:研究生学籍信息相关字段填报说明.pdf

 附件5:研究生学籍卡片(入学登记表(样本).pdf
       附件6:学院学籍卡存档交接表.xls