关于研究生新生入学照片线上采集、维护学籍信息及提交学籍卡的要求说明-哈尔滨工业大学（深圳）教务部

学籍电子照片（新生入学照片）将用于生成学籍卡、入学身份核验报告、成绩单及在读证明等，其中学籍卡是不可或缺的终身档案。请各位同学在规定时间内登录国家图像采集系统，认真按步骤进行操作（严禁翻拍、PS、美颜处理，以免照片不合格无法通过审核），并及时登录哈尔滨工业大学（深圳）本研教学管理与服务平台完成学籍信息维护及学籍卡片打印提交。具体说明如下：

一、适用对象：

2026级秋季学期入学的硕士、博士研究生（含非全日制研究生、第一年在本部培养研究生）

二、时间要求：

(1)学籍照片统一采集：2026年7月27日-8月31日

(2)学生提交学籍卡片：2026年9月14日前

(3)学院归档学籍卡片：2026年9月21日前

三、步骤说明：

1. 线上采集图像：使用微信搜索“云证照”小程序或扫描二维码（流程见附件1），阅读拍照四项要求。如有操作疑问，请点击进入客服页面或在9:00-21:00致电客服400 158 7766。采集费用已由学校统一支付，逾期未采集者（含初审不合格且未及时补拍）费用自理。硕博连读的博士新生可自愿选择是否重新采集入学照。

图 “云证照”移动端图像采集二维码

2. 学籍照片上传：在规定时间内完成采集的入学照片由学校统一上传至哈尔滨工业大学（深圳）本研教学管理与服务平台（http://jw.hitsz.edu.cn/ ，以下简称“系统”），逾期单采者需自行上传。单采照片经“云证照”人工审核后，新生下载并上传至学籍系统（详见附件2），学院审核通过后即完成。

3. 学院审核学籍照片：学院可在系统内“学生照片管理”查看采集情况，必要时需完成新生入学照片上传审核（操作详见附件3）。待新生学籍照片采集工作结束，学院可点击下载 “新生入学图片信息比对报告”，作为新生入学资格查验工作参考。

4. 学籍信息核查维护：新生登录系统（http://jw.hitsz.edu.cn ），在个人主页点击“查看学籍信息”，认真阅读附件4《研究生学籍信息相关字段填报说明》后完成维护，生成学籍卡片：

（1）校对“录取信息”。此类字段不可自行编辑，如发现有误请发送邮件至due@hit.edu.cn，并附相关证明，由教务处联系招生处核实后修改。

（2）完善其它个人信息（个人简历、姓名拼音、户口所在地、全日制研究生火车乘车优惠卡信息等），要求从高中到入学前的学习或工作经历无空缺（空档期不超过3个月，可备注待业、备考、创业等），现住址具体到宿舍楼栋号，联系人信息真实有效。系统内学籍信息不全、学籍照片缺失者将无法进行成绩单打印、自助机使用等。

5.学籍卡片提交归档：

（1）2026年9月14日前，新生完成纸件学籍卡片打印提交。点击系统内（http://jw.hitsz.edu.cn）学籍信息页面左上方的“查看学籍卡”，如学籍卡片信息不完整，需返回学籍信息维护页面进行补充。如确认学籍卡信息完整准确（含学籍照片，见附件5），请点击“确认学籍卡”并下载打印（一式两份，分别存入个人档案及校档案馆；如超过一页应正反面打印；建议彩色打印），使用黑色签字笔在落款处亲笔签名，并提交至学院秘书处。

（2）2026年9月21日前，各学院完成学籍卡片审核整理及提交。教学秘书在审核合格的学籍卡片（两份、左上角）加盖学院公章后，以学号为序、分两叠并附名单（附件6，可在系统内下载生成）提交至教务部H612。教务部统一将学籍卡转存至学校档案室。

（3）第一学年在校本部培养的硕士研究生在返回校区后，请于规定时间内登录系统完成学籍卡片提交归档。

（4）2026年10月初，新生（含春季入学博士）学籍信息由校本部统一上传至学信网。学生可登陆学信网查询核对，如发现信息有误请发邮件至due@hit.edu.cn。

四、关于留学生相关工作的提示

国际留学生注册由国际教育中心负责组织。留学生已在报到现场参加居留许可图像采集，无需参加学信网的“云证照”采集。另外，留学生不用提交学籍卡，但需参照Academic Guide for International Graduates（网址：http://en.hitsz.edu.cn/info/1144/1448.htm ）第12页相关要求，登录本研教学管理与服务平台（http://jw.hitsz.edu.cn），选择“统一身份认证登录”，在个人主页的左上角“个人信息”处点击“查看学籍信息”进行学籍信息维护：