关于2024年春季学期研究生学籍清理工作的通知

教务处通﹝2024﹞45号

各学院：

按照学校相关安排，现启动2024年春季学期研究生学籍清理工作。学籍清理工作执行“零”报告制度，请各学院在2024年4月3日12:00前提交学籍清理汇总表（附件1）及相关资料，按时将研究生学籍清理结果反馈至教务部。具体要求如下：

一、已达最长学习年限的研究生

根据《哈尔滨工业大学研究生学籍管理规定》（哈工大研〔2022〕152号）（以下简称《学籍管理规定》， http://due.hitsz.edu.cn/info/1066/4451.htm）第四十二条“研究生最长学习年限（含一般休学时间）：全日制硕士生为4年，非全日制硕士生为5年，博士生为6年，硕博连读、直博生（含硕士生阶段）为7年”，已达最长学习年限的研究生需办理结业或退学手续，处理方式如下：

（一）结业办理

1. 办理流程

填写附件2《研究生结业申请表》，并提供完整合格的成绩单与2张由图片社采集的蓝底两寸照片。

2. 注意事项

（1）申请结业研究生可在学校允许的最长学位申请年限内申请答辩，答辩通过后结业证换发毕业证，符合学位授予条件的授予相应学位。其中博士研究生结业后，如继续申请学位论文答辩，需最迟在满申请学位最长年限前两个月（春季入学博士为1月、秋季入学博士为7月）完成博士学位论文外审，并于满申请学位的最长年限的当月（春季入学博士为3月、秋季入学博士为9月）通过博士学位论文正式答辩，逾期将不再受理。

（2）研究生申请学位的最长年限：硕士生为6年，硕士起点的博士生为8年，硕博连读、直博生（含硕士阶段）为9年。

（二）退学办理

根据《学籍管理规定》第三十八、三十九条，主动退学的研究生需提交退学申请，其他原因开除学籍和自动退学的则按相应处理手续办理。

1.主动退学：填写附件3《哈尔滨工业大学（深圳）研究生退学申请表》，经导师、学院审批通过后提交教务部，并登录本部研究生教育管理系统（以下简称“本部系统”， http://yjsgl.hit.edu.cn/common/login）点击退学申请并确认。若需办理肄业证书，请同时提交2张由图片社采集的蓝底两寸照片。

2.自动退学：学院需对照相关条款做好事前告知，学生有异议应充分听取学生意见。学院确定属于应予自动退学情况后，填写附件4《研究生自动退学处理告知单》（学生版）和附件5《研究生自动退学处理告知单》（导师版），分别发送学生及其导师，履行退学的事后告知程序：

（1）学生告知单应直接送达学生本人签字回收，学生拒绝签收的，以留置方式送达；已离校的，采取邮寄方式送达，也可以使用微信等方式告知，需要留好告知及对方回复等联系沟通的全过程佐证信息；实在难于联系的，利用学院（学部、校区）网站等平台以公告方式分人分批送达。

（2）《研究生自动退学处理告知单》（学生版）签字原件或相关线上送达、网上公告佐证材料（线上和公告送达佐证材料需负责人核实后加盖公章）应提交至教务部，并报送校本部研究生院。

二、已达基本学习年限的研究生 

根据《学籍管理规定》第四十二条“研究生基本学习年限：硕士生为2-3年；博士生为4年；硕博连读、直博生为5年”，如硕士生入学满3年，博士生入学满5年（直博生和硕博连读生自硕士阶段起算满6年），各学院应及时整理核实已超基本学习年限的研究生名单，审核学分研修情况，并按照学位培养管理相关制度提醒学生申请延期答辩或结业。对于未满足延期答辩申请条件的学生，应及时办理结业，未及时办理的将视为放弃答辩资格。

备注：按照《关于做好2024年春季学期研究生学位论文过程管理的通知》（http://hitgs.hit.edu.cn/2023/1212/c17450a336209/page.htm ），博士生需规定时间内登录本部系统（http://yjsgl.hit.edu.cn/common/login ），上传本人签字的附件6《博士研究生延期答辩审核表》。硕士生应根据各学院安排线下填报附件7《硕士研究生延期答辩审核表》。答辩延期时间不得超过最长修业年限（请自行查看本部系统内“毕业信息”模块下的“最长学习年限”字段，即春季博士延期时间不超过应当年份的3月1日，秋季博士及硕士延期时间不超过应当年份的9月1日）。延期答辩申请审核表需通过导师审核，由研究生学位培养管理岗组织审批（硕士：0755-26407831 博士：0755-26032560）。 

三、学院审核工作要点说明 

（一） 学籍清理对象包括全日制研究生和非全日制研究生，各学院需认真核对名单并进行研判，确保不漏一人。另外请重点关注非全日制硕士研究生、博士生（含直博生、硕博连读研究生）因故转为硕士培养的研究生到期情况，及时做好清理。

（二）考虑博士学籍到期清理的复杂情况，教务部提供超期博士研究生参考名单，各学院在此基础上进行核对。对于申请结业的研究生，学院应审核其学分、开题等情况并签署意见，如有放弃学籍的应及时完成退学手续办理。

（三）学院可在深圳本研教学管理系统（http://jw.hitsz.edu.cn/ ）下载并核对“已达基本学习年限的研究生名单”，具体路径为：学籍管理-学籍信息查看-选择“在籍”、“预毕业时间（20240301）”。“预毕业时间”字段信息读取于本部系统，在基本学习年限内的由本部按学制统一设置，已达基本学习年限且延期答辩申请通过审核的则更新为答辩延期时间。

（四）根据《学籍管理规定》，对毕业、结业、退学的研究生，自相应批准之日起，学生在籍状态自行终止，终止后学校对其行为不承担任何法律责任，学生应于终止学籍之日起两周内办理离校手续（《离校通知单》下载网址：http://due.hitsz.edu.cn/info/1068/3617.htm ）。

（五）《学籍管理规定》适用于留学生及港澳台学生。留学生相关手续办理需提交国际教育中心审批并签署意见。

                                                      教务部教务处

                                                  2024年3月25日

                                   （发布人：孔丽霞 审核人：朱宁）

附件:

1.《2024年春季学期研究生学籍清理汇总表》

2.《哈尔滨工业大学（深圳）研究生退学申请表》

3.《研究生结业申请表》（2024年3月更新版本）

4.《研究生自动退学处理告知单》（学生版本）

5.《研究生自动退学处理告知单》（导师版本）

6.《博士研究生延期答辩审核表》（研究生系统在线申请模板）

7.《硕士研究生延期答辩审核表》（线下办理）