教务部通﹝2022﹞160号

各学院及学生：

根据《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术交流基金章程（试行）》（附件1）的有关规定，现将2022年申请国际会议资助（第三批）相关事宜通知如下：

一、资助范围

此次申请对象仅为在2022年8月- 2022年11月期间线上参加国际会议的研究生。

二、资助要求及条件

1. 申请人应为校区全日制在读研究生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在资助范围）。其中，申请人系在读硕士研究生的，应已获得我校推荐攻博或硕博连读资格，参加的国际会议应为所在学科领域顶级学术会议，并需所在学院对会议水平进行认定。

2. 申请人参加的国际会议必须是国际权威学术组织召开的高水平序列学术会议。

3. 邀请函或会议通知中需注明申请人的参会方式，应体现线上参会并作口头报告等信息。

4. 论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。

5. 申请人应在参会前提交资助申请；召开会议时，申请人尚未毕业离校。

6. 每位研究生在读期间只资助一次。

7. 每年最多资助每位博导的2名博士生参加国际会议。

8. 与研究生国外访学研修计划不重复资助。

三、资助内容及标准

校区资助会议注册费并设最高限额（5000元），未超限额者实报实销；超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助。

四、申请材料

1. 《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术交流基金申请表》（附件2，纸质版）；

2. 参会邀请信（纸质版），若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交；

3. 论文全文或大摘要（纸质版）；

4. 学生情况说明及会议水平认定（纸质版，学院主管领导签字，仅申请人为硕士生时需提供）；

5. 《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术会议申请汇总表》（附件3，电子版）。

五、时间安排

1. 学生申请

申请资助的同学请于2022年9月5日前将上述申请材料纸质版和电子版提交至学院秘书老师（联系方式见附件4）。

2. 学院提交材料

各学院秘书请于2022年9月6日17:00前将本学院学生的纸质版申请材料提交至教务部H612，并将汇总版《博士生国际学术会议申请汇总表》（附件3）发送至邮箱zhangping@hit.edu.cn。

六、注意事项

1. 因特殊情况未能在本通知要求的时间内申请国际会议资助的同学，如符合资助要求，可补办申请手续。

2. 如果申请人提交的申请材料为大摘要而非论文全文，需在参会后、报销前提交参会总结的同时补交论文全文，否则将不予办理报销手续。

3. 参加国际会议后需提交的参会材料和报销手续请查询网站http://due.hitsz.edu.cn/info/1084/3654.htm。

4. 获得资助学生参会后需在规定时间内到教务部办理报销审核手续，逾期视为放弃资助。未在教务部办理报销审核，而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，教务部不为其办理调账手续。

工作联系人：张平（H612）

电 话：26624798

E-mail：zhangping@hit.edu.cn

附件：

1. 《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术交流基金章程（试行）》

2. 《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术交流基金申请表》

3. 《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术会议资助申请汇总表》

4. 各学院负责秘书联系方式

教务部    

2022年8月27日

发布人：张平  审核人：邹虹