关于2023级本科新生入学图像采集及学籍信息维护的通知

教务部通﹝2023﹞171号

为保证学籍数据在本研教学管理与服务平台的完整性、准确性，请2023级本科新生（含第二学士学位学生）按照要求完成入学图像采集及学籍信息维护工作，具体要求通知如下：

一、新生入学图像采集

入学图像将用于新生入学身份核验、学籍卡片归档、成绩单打印及四六级报名工作，请认真按流程完成照片的线上采集和上传，严禁翻拍、PS、美颜处理，以免照片不合格无法通过审核。入学图像采集起止时间为2023年8月28日-9月8日，具体采集步骤如下：

1.线上采集：微信搜索“云证照”小程序或用手机扫描下图二维码，登录完成图像采集，操作说明请见附件1。如有操作疑问，请点击进入客服页面或在9:00-21:00致电客服400 158 7766。采集费用已由学校统一支付，逾期未采集者（含初审不合格而未及时补拍）费用自理。

2. 照片上传：在规定时间内完成采集者的入学照片，由学校统一上传至哈尔滨工业大学（深圳）本研教学管理与服务平台（http://jw.hitsz.edu.cn/ ，以下简称“系统”），逾期者需自行上传。具体步骤为：入学照片通过“云证照”的人工审核后，请从“云证照”端下载入学照片，登录哈尔滨工业大学（深圳）本研教学管理与服务平台（http://jw.hitsz.edu.cn/），完成新生入学照片上传（操作详见附件2）。

3. 学院审核：学院可在系统内查看采集情况，必要时需及时完成新生入学照片上传审核（操作详见附件3）。另外，学院可点击下载 “新生入学图片信息比对报告”，作为新生入学资格查验工作参考。

二、学籍信息维护

请于2023年9月1日- 9月15日期间登录本研教学管理与服务平台（http://jw.hitsz.edu.cn），在个人主页点击“查看学籍信息”，对个人信息进行完善，具体要求如下：

1. 对于不能自行编辑的信息（姓名、性别、民族、身份证号码、出生日期等），如发现有误，请发送邮件至邮箱zhangping@hit.edu.cn，并附相关证明，由教务部学籍管理老师核实后修改。

2. 可自行编辑的信息来源于录取库，请补充完整或自行修改后保存，其中带“*”号的字段（姓名拼音、籍贯地、出生地、户口所在地、家庭地址、联系电话）为必填项。注意事项如下：

（1）姓名拼音：姓在前，名在后，姓名之间用空格分开，姓的字母全部大写，名的开头字母大写，声调符号省略。例：艾工大的姓名拼音为“AI Gongda”，“诸葛志成”的姓名拼音为“ZHUGE Zhicheng”。因大部分证明材料为中英对照，如缺少姓名拼音，自助打印机将无法出具相关证明。

（2）户口所在地：如正在办理迁入学校集体户口手续，保留移迁前户口所在地，迁移手续办结后，教务部将根据学工部门提供的结果统一更新。“是否深户”将根据户口所在地判定，主要用于公安局统计非深户学生信息，为其办理出入境证件提供便利，同时便于街道对深户进行选民登记。

（3）火车乘车优惠卡信息：便于教务部为新生制作火车乘车优惠卡，请如实选择“是否需要火车乘车优惠卡”、并准确填写“乘车区间-终点站”（选择离家最近的火车站），务必确保与学生证上信息一致。新生火车乘车优惠卡一般于学期末发放。

（4）家庭监护人信息：用于监护人申报个人所得税专项附加扣除，按照学生和家长自愿的原则，每名学生最多可填报父母或两名监护人信息。需要准确填写“是否监护人”、“监护人姓名”、“监护人证件类型”以及“监护人证件号码”。

三、其他事宜

1. 在校期间，如联系电话、家庭地址以及其它信息变更，应及时登录系统更新相应信息。

2. 工作联系人

账号与密码：网络与计算中心王老师  0755-26033483

学籍信息：教学秘书老师或教务部张老师  0755-26624798

火车乘车优惠卡：教务部杨老师  0755-86547684

附件：

1. 《“云证照”大学新生图像采集操作指南》

2. 本研教学管理与服务平台图片采集操作手册

3. 本研教学管理与服务平台图片审核操作手册

教务部   

2023年8月28日

发布人：张平  审核人：邹虹